Administration

Lassen Sie Ihre Kunden nicht zu lange auf die Rechnung warten

Heute kommt mir spontan in den Sinn, dass ich von einem Handwerker, der vor knapp vier Wochen für mich gearbeitet hat, noch keine Rechnung erhalten habe.

Also rufe ich da an und erkundige mich danach.

“Das ist nett, dass Sie anrufen. Ich habe da eine ganze Beige, die ich noch abarbeiten muss. Die Rechnung kommt in den nächsten Tagen.”

Gut, der Handwerker hat mich bzw. meine Rechnung also nicht vergessen.

Aber mich beunruhigt, dass er offenbar “eine ganze Beige” von Rechnungen noch nicht gemacht hat.

Nun weiss ich natürlich nicht, wie gross diese Beige ist und wie viele Franken da auf ihre Verrechnung warten.

Aber ich weiss dreierlei:

Erstens: Es gefährdet die Liquidät

Rechnungen, die Sie nicht stellen, werden nicht bezahlt.

Das Geld fehlt somit auf Ihrem Konto.

Nun ist Ihr Konto vielleicht gut genug gefüllt, sodass es keine grosse Rolle spielt, ob die paar Tausend Franken ein bisschen später reinkommen. Das denkt sich vermutlich auch mancher ihrer Kunden: Der hat es nicht nötig, die Rechnung zu schicken, dem geht’s offenbar gut genug. Im dümmsten Fall meint ein Kunde deswegen, nächstes Mal härter um den Preis feilschen zu müssen.

Aber bedenken Sie vor allem: Jede Rechnung hat noch eine Zahlungsfrist. Von da an, wo Sie die Rechnung versenden, dauert’s nochmals dreissig Tage, bis das Geld bei Ihnen ist. Manchmal auch länger.

Die meisten Kunden zahlen nicht schneller, weil bei Ihnen demnächst die Löhne fällig sind oder die Anschaffung einer neuen Maschine nötig ist.

Liquidität ist ein grosses Problem in KMU. Vielen läuft es geschäftlich prima, sie haben gute Aufträge und machen schöne Umsätze.

Aber Liquidätsprobleme sind auch in Firmen möglich, die Gewinn machen. Es ist deutlich günstiger, die Debitoren im Griff zu haben, als den Kontokorrentkredit zu beanspruchen.

Zweitens: Es ist nicht professionell

Natürlich beauftrage ich einen Maler, weil er gut malen kann und einen Gärtner, weil er einen grünen Daumen hat.

Einen Handwerker bestellt man wegen seiner handwerklicher Fähigkeiten, nicht wegen seinem Organisationstalent. Wen interessiert da, ob Sie ein Puff haben in Ihrer Administration?

Nun, vermutlich mehr als Sie denken!

Es gibt ja einen Grund, weshalb Sie nicht angestellter Sanitär oder Schreiner blieben, sondern sich selbständig machten und Unternehmer wurden.

Wenn Sie als Angestellter in einem Baugeschäft arbeiten, werden Sie danach beurteilt, wie gut Sie Strassen bauen, wie rasch Sie vorankommen und wie sauber Ihre Arbeit ist.

Als Geschäftsführer eines Bauunternehmens hat man ganz andere Herausforderungen zu meistern. Und man Ihr Gegenüber hat andere Erwartungen.

Sie müssen Aufträge reinholen, Offerten erstellen, Kalkulieren, Personal einplanen, und so weiter. Daneben haben Sie auch etliche administrative Aufgaben, die Sie von Gesetzes wegen erfüllen müssen oder die einfach so Sinn machen.

Und Sie sollten sich bewusst sein: Den Kunden interessiert nicht nur, ob Sie seinen Auftrag sauber ausgeführt haben.

Auch wenn die das Wichtigste ist, so bewertet Sie der Kunde – bewusst oder unbewusst – nach viel mehr Kriterien.

Wie verständlich ist die Offerte? Wie sauber sind die Räume bei Ihnen? Wie freundlich ist das Personal? Kennen die Mitarbeiter vor Ort den klaren Auftrag oder muss ich Ihnen auf die Finger schauen? Wie ist die Erreichbarkeit des Vorgesetzten oder Projektleiters? Wie schnell wird auf meine Reklamation reagiert? Und, und, und.

Und eben auch: Wie rasch erhalte ich die Rechnung?

Ja, Sie staunen vielleicht, aber dass Sie zeitnah Rechnung stellen ist durchaus wichtig.

Klar, es kommt möglicherweise seltsam rüber, wenn die Rechnung gleich einen Tag nach Arbeitsende eintrudelt. Erst recht sollten Sie die Rechnung nicht vor Abschluss der Arbeit senden.

Aber wenn zwischen Arbeitsende und Rechnungstellung zu viel Zeit vergeht, wird das negativ aufgefasst.

Auch das mag vielerlei Gründe haben: Vielleicht weil der Kunde das Projekt einfach beenden will, weil er gerne weiss, woran er ist oder einfach weil er zügigen Service schätzt.

Natürlich wird es Menschen geben, die froh sind, wenn Sie die Rechnung möglichst lange hinausschieben oder am besten gleich ganz vergessen. Aber vermutlich sind das dann auch nicht die besten Zahler. Wollen Sie sich also wirklich an denen orientieren?

Drittens: Sie haben möglicherweise Stress

Die Tatsache, dass Sie das Erstellen der Rechnungen immer wieder für längere Zeit vor sich herschieben, kann doch nur bedeuten, dass Sie diese Arbeit nicht mögen oder zu viel andere Arbeit da ist, die dringender ist und Sie deshalb einfach nicht dazu kommen.

In beiden Fällen könnte es sein, dass das Schreiben von Rechnungen eine Belastung für Sie ist.

Dann stellt sich die Frage: Warum machen Sie das noch?

Natürlich schlage ich Ihnen jetzt nicht vor, in Zukunft einfach darauf zu verzichten, Ihren Kunden Rechnungen zu schicken.

Aber nicht alles, was gemacht werden muss, müssen Sie auch wirklich selber machen.

Vielleicht könnten Sie jemanden auf Teilzeit-Basis einstellen, der für Sie die Rechnungen erstellt und auch gleich den Eingang der Zahlungen überwacht und allenfalls Mahnungen verschickt?

Oder Sie optimieren Ihre Abläufe, führen vielleicht eine Software ein, die den ganzen Prozesse vereinfacht.

Auch das Auslagern dieser Arbeit könnte eine Lösung sein.

Vielleicht sträuben Sie sich gegen das Auslagern von Arbeiten. Aber sind wir mal ehrlich, Ihre Kunden geben Ihnen auch Aufträge, weil sie irgendetwas besser können als die Kunden selbst, oder? Warum sollen Sie dann nicht auch die Dinge, die Sie nicht so gut können oder gerne machen, jemandem überlassen?

Fazit

Zwischen Abschluss der Arbeiten und dem Versand der Rechnung sollten Sie aus vielerlei Gründen nicht zu viel Zeit verstreichen lassen. Die Kunden schätzen es, einen Partner zu haben, der auch seine Administration im Griff hat. Und die Liquidät wird es Ihnen ebenfalls danken.

Überlegen Sie sich doch, wie Sie sich selbst in dieser Hinsicht entlasten könnten oder lassen Sie sich entsprechend beraten.

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